الاساليب الادارية الحديثة للمساعد الإداري
مقدمة الدورة:
تزود هذه الدورة المساعد الإداري بالكفاءة اللازمة للتميز في العمل. وتقدم فهماً متعمقاً لمبادئ وأفضل ممارسات كبار الإداريين الناجحين. ستمنحك هذه الدورة فرصة لتبادل الخبرات ومناقشة التحديات التي تواجهك . تقدم هذه الدورة منهجاً مهنياً لتحسين علاقتك مع مديرك وبناء علاقات ممتازة مع جميع أصحاب المصلحة في مكان العمل. كما ستساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي ستعكس صورة احترافية للقسم والمؤسسة. كما تشمل هذه الدورة المواضيع التالية: الاجتماعات وادارة الوقت، كتابة جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات، والتعامل مع العملاء و أحدث الأساليب الإدارية التي يحتاجها المساعد الإداري في الوصول لقمة التميز
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- ممارسة تقنيات الإدارة المتقدمة للتمكن من إدارة مكتب المدير
- بناء علاقة ممتازة مع المدير وزيادة الإنتاجية
- اكتساب مفاهيم واستراتيجيات حديثة متعلقة بالوظيفة لتنفيذ المسؤوليات بدرجة عالية من المهارة
- تطبيق تقنيات المراسلات المهنية في الرسائل الالكترونية
- سرد الأسباب الرئيسية لضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها
- إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة الأجندة وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة
- تحسين المهارات المهنية في التواصل مع الجمهور الداخلي والخارجي بطريقة فعالة
المستفيدون:
- جميع المساعدين الإداريين ومدراء المكاتب والسكرتارية .
- موظفي الاستقبال والسكرتارية.
- مساعدي المشروعات.
- المساعد الشخصي للمدراء.
- كافة الموظفين في العاملين في مجال المتابعة
محتويات البرنامج:
المحور الأول : الدور المتقدم لمساعد المدير التنفيذي / الشخصي:
- التغييرات والتحديات التي تؤثر على الإداريين في القرن الحادي والعشرين
- تطوير وتوسيع دورك
- تنمية نفسك: تخطّي التوقعات
- إبراز وجودك في المكتب
- توسيع المجالات الإدارية لدورك
- كفاءات المساعد الشخصي
- إدارة أفضل لتدفق العمل
المحور الثاني : تعزيز العلاقة مع رئيسك:
- وضع أهداف وأولويات مشتركة
- تحديد التوقعات والانسجام معها
- بناء العلاقة وإدارتها
- أنواع المدراء وطرق التعامل مع كل نوع
- تعزيز مكانتك عند رئيسك
- التعاون مع رئيسك
المحور الثالث : التواصل الشخصي الفعال:
- بناء علاقات ممتازة مع الزملاء
- التعامل مع الشخصيات الصعبة
- طرح أفكارك والتأثير على الآخرين
- التفاوض الذي يؤدي إلى ربح جميع الأطراف
- التصورات والمواقف والمعتقدات
- تعزيز الثقة بالنفس والحزم
المحور الرابع : المسؤول الإداري المفكّر:
- استخدام أساليب تفكير مختلفة للارتقاء بمهنيتك
- استخدام مهارة الإبداع كأداة أعمال
- مهارات التنظيم والمتابعة والتوجيه
- حل مشاكل العمل (وتحويلها إلى فرص)
- التغيّر للأفضل: التركيز على التطوير المستمر
المحور الخامس : كتابة المراسلات المهنية:
- الأساسيات المهمة لكتابة المراسلات المهنية
- نموذج AIDA لكتابة المراسلات المهنية
- كتابة رسائل إلكترونية متقنة
- مبادىء اللباقة في كتابة الرسائل الإلكترونية
المحور السادس : التحكم في ضغوطات العمل:
- فهم ضغط العمل
- الأعراض التي تدل على أنك تعاني من الضغوطات
- مسببات ضغوطات العمل
- التخطيط العملي لإبقاء الضغط تحت السيطرة
- إجراءات وقائية متعلقة بإدارة الوقت
المحور السابع : تنظيم الاجتماعات:
- التخطيط للاجتماع
- تحسين فعالية الاجتماعات
- مضيعات الوقت خلال الاجتماعات
- جداول أعمال الاجتماعات
- كتابة جدول الأعمال
- مسؤوليات المشاركين في الاجتماعات
- الخطوات الإجرائية التي يجب اتباعها بعد الاجتماعات
- محضر الاجتماع
- أنواع محاضر الاجتماعات
المحور الثامن :التعامل مع الزوار وتحسين خدمة العملاء:
- أهمية خدمة العملاء الداخليين
- أفضل الممارسات المهنية لاستقبال الزوار
- الأمور التي تلفت انتباه العملاء
- التعامل مع الشكاوى باحترافية
- تحسين خدمة العملاء في قسمك
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.
تستخدم هذه الدورة التفاعلية مزيجاً من التمارين الفردية وورش العمل الجماعية التي تمكن المشاركين من تبادل خبراتهم في بيئة مهنية وآمنة. وستمكن المشاركين من مواجهة تحديات الحياة الحقيقية واختبار معرفتهم واسترجاع جميع المهارات التي تم الحصول عليها. بالإضافة إلى ذلك، سيتم تزويد المشاركين بالعديد من خطط العمل الواقعية التي يمكن تنفيذها فوراً في مكان العمل. والأهم من ذلك، ستغيرهذه الدورة طريقة نظرة المشاركين حول وضعهم الحالي من خلال تحدي المعتقدات القائمة.